Digitaal overleggen en “veurzitten, zoals het heurt"

Door de situatie rondom Corona blijft digitaal overleggen voorlopig nog wel de standaard. In de afgelopen maanden hebben we met tools zoals MS Teams en Zoom ons hierin wegwijs gemaakt. 

De voordelen van digitaal vergaderen zijn groot. Net zoals bij fysieke overleggen, vraagt ook digitaal overleggen heldere spelregels om het overleg efficiënt en effectief te laten zijn. Bij digitaal overleg is de rol van de voorzitter nog belangrijker dan ooit.

De voorzitter is degene die structuur aanbrengt, die zorgt voor verbinding en dat de aandacht bij de vergadering blijft. “Wegzappen” voor de televisie is een stuk gemakkelijker dan weglopen tijdens een theatervoorstelling. De ervaring leert dat een goede voorzitter in fysieke vergaderingen niet direct een goede voorzitter in een digitale vergadering is.

Een aantal tips voor een strakkere (digitale en fysieke) vergadering:

• Resultaat

De taak van de voorzitter begint ver voor het overleg met het bepalen van het doel en het beoogde resultaat van het overleg. (Waarom wil je vergaderen?). Als dit duidelijk is en de (digitale) vergadering is écht nodig, dan is de volgende stap de planning.

• Planning

Vaak worden vergaderingen op het hele uur aansluitend gepland, waardoor deelnemers van overleg naar overleg gaan en er geen tijd en ruimte is om nog even af te schakelen, naar het toilet te gaan, wat te drinken te halen, etc.

Plan dus vooral een vergadering om 10.10 uur in plaats van 10.00 uur. En denk goed na over het moment van het overleg. Net zoals bij een fysieke vergadering is de ochtend het meest geschikt. 

• Pauzes en energizers

Het is fijner om tussen twee overleggen een pauze te plannen. Veel meer dan tijdens een fysieke vergadering is een pauze essentieel om scherp en alert te blijven. Als een vergadering langer dan een uur duurt, zorg dan ook tussendoor voor een break en/of doe een energizer. Zo’n energizer geeft even een andere dynamiek en sfeer.

Verzin (of google) een ludieke opdracht. Geef bijvoorbeeld deelnemers een letter en laat ieder een voorwerp opzoeken op hun locatie die aansluit bij die letter. Of vraag of enkele deelnemers hun favoriete vakantiefoto willen delen op het scherm en laat ze in een minuut vertellen waarom je daar écht naartoe moet.

• Uitnodiging met heldere agenda

Nodig de deelnemers uit met het doel, een heldere agenda en de link om deel te nemen. Zorg dat relevante stukken voor de deelnemers beschikbaar zijn. Nodig (ook) bij een digitale vergadering alleen die mensen uit echt van toegevoegde waarde zijn, of laat mensen alleen bij een bepaald onderwerp aanschuiven. Kort aanschuiven kan zeker digitaal heel gemakkelijk.

• Effectief en efficiënt overleggen

Een efficiënt overleg kenmerkt zich door een strakke sturing op tijd. Een effectief overleg kenmerkt zich door een strakke sturing op inhoud. De beste vergaderingen zijn efficiënt én effectief.

Begin op tijd en zorg dat de spelregels bekend zijn bij de deelnemers. In een bijeenkomst met een grote groep is het verstandig om je als voorzitter te laten ondersteunen door een moderator/chatbewaker. De voorzitter kan zich dan richten op het leiden van de vergadering, terwijl de moderator zich richt op de gestelde vragen en het beantwoorden daarvan.

• Leiden van het overleg

Geef tijdens het overleg de sprekers en deelnemers gericht het woord en leidt strak. Voorkom dat er door elkaar heen gepraat wordt en/of dat er deelnemers vergeten worden. Bewaak de tijd, rond op tijd af en vat aan het einde van het onderwerp de belangrijkste conclusies samen en benoem eventuele acties. Controleer of vragen uit de chat zijn beantwoord. Vraag ook tijdens het overleg regelmatig of alles goed verloopt en betrek iedereen actief. Check aan het einde of alles besproken is en sluit af.

• Opnemen of niet opnemen. That is the question

De vergadering zou je kunnen opnemen als zijnde 'notulen'. Maar opnemen van overleggen roept wel de vraag op waarom je dat wilt. Is dat “omdat het kan”? Een fysiek overleg wordt toch meestal ook niet opgenomen.

Het belangrijkste is dat er na een overleg een heldere actie- en besluitenlijst is. En om daar nu het hele overleg digitaal voor op te nemen is wel enthousiast. Dus denk bij opnemen écht goed na over de toegevoegde waarde. En als je dan toch opneemt, meld het dan vooraf aan de deelnemers.

Ter afsluiting

Gezien de grote voordelen in efficiëntie is het te verwachten dat het digitaal overleggen het Corona-virus gaat overleven. Dat betekent wel dat organisaties moeten gaan nadenken hoe het digitaal vergaderen kan worden geïntegreerd en waar het wel én vooral ook niet handig is. En het is (altijd) goed om voorzitters en deelnemers hierin verder te ontwikkelen.

Organiseert u regelmatig een overleg met collega's of huurders?

Tijdens de training Interactief Online overleggen met collega’s en huurders leert u om een succesvol en effectief online facilitator, vergaderaar, voorzitter en adviseur te zijn. En hoe u collega's, huurders en leveranciers in uw meeting of vergadering actief en betrokken houdt.

En als u wilt sparren over vragen die u tegenkomt bij het digitaal overleggen, laat het gerust weten. Dan sturen we u een uitnodiging met een link!

Marcel van Dijck en Johan Sinnema
Kjenning

Datum: 22-01-2021