Arjan van Weele (TU Eindhoven) ‘Professionaliteit maakt opdrachtgeverschap leuker en interessanter’

Woningcorporaties hebben steeds meer aandacht voor inkoopmanagement, het vakgebied waar Arjan van Weele, hoogleraar aan de TU Eindhoven, zich al sinds 1979 mee bezighoudt. Er is sinds die tijd veel veranderd. Vanuit de wens om de organisatie slank en wendbaar te maken, wordt veel werk uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven. Op zich geen slechte ontwikkeling, vindt Van Weele. Maar zorg dan wel dat je een professioneel opdrachtgever bent. 

“Corporaties zitten in de fase van bewustwording”, stelt hij. “Als ze inkoop in ruime zin echt als opdrachtgeverschap gaan zien, kunnen ze nog ongelooflijk veel bereiken. En dan wordt het ook zoveel leuker en interessanter.” Goed opdrachtgeverschap is volgens de hoogleraar te bereiken door je als corporatie bewust te zijn van de tegengestelde belangen en de informatie-gap tussen leverancier en opdrachtgever. Een goede startup van projecten kan de bijbehorende risico’s verkleinen.

Welke soorten inkoop en uitbesteding zijn er eigenlijk?

“Het kan gaan om de inkoop voor de eigen bedrijfsvoering en de inkoop voor alles wat nodig is om de woningen in stand te houden. Dat zijn twee totaal verschillende takken van sport en daarbij horen verschillende deskundigheden. Alle inkoop onderbrengen in één afdeling, dat gaat dus niet. Corporaties hebben het bij inkoopmanagement meestal over facilitaire zaken om de overheadkosten omlaag te brengen. Daarmee zijn ze inmiddels flink in de weer, en dat is prima. 

Interessant is ook de gezamenlijke inkoop van bijvoorbeeld IT of energie. Daar valt nog een boel te halen. Maar die aspecten van inkoop zijn niet het meest urgent. Want veel grotere bedragen gaan om in onderhoud en nieuwbouw. Er is nog heel veel te doen bij het opdrachtgeverschap richting aannemers en dienstverleners die het woningbezit onderhouden.”

Wat speelt er dan op dat gebied?

“Bij inkopen en uitbesteden laat je een derde partij dingen verrichten die je vroeger zelf deed. Die tendens van uitbesteding komt door de moordende concurrentie in de internationale markten, waardoor bedrijven echt naar kosten moesten kijken. Bedrijven kwamen erachter dat leveranciers vaak veel meer expertise hebben. Dat zie je ook bij woningcorporaties. Het onderhoud was in eigen beheer, met eigen schilders, loodgieters, bouwkundigen. Daarmee kreeg je de rare situatie dat onderhoud afhankelijk was van de capaciteit van de eigen onderhoudsdienst. Nu is het technisch onderhoud voor een groot deel uitbesteed. Maar daarmee is de kwaliteit die je levert als corporatie sterk afhankelijk geworden van derden.”

Leidt uitbesteding aan gespecialiseerde partijen niet tot meer kwaliteit?

“Nee, en dat is raar. In de bouw liggen de faalkosten nog op een onacceptabel hoog niveau, tussen de 8 en 12 procent. Partijen die veel meer expertise hebben dan de opdrachtgever, worden daarop niet aangesproken en leveren werk op dat met veel problemen gepaard gaat. In de industrie heeft standaardisering geleid tot een enorme kwaliteitsverbetering. In de bouw komt die ontwikkeling op gang, maar die loopt nog ver achter bij bijvoorbeeld de auto-industrie. Dat komt onder andere doordat er veel minder standaardisatie mogelijk is. Maar dat wil niet zeggen dat je daarmee genoegen moet nemen. 

De grote vraag die in mijn vak speelt is: hoe krijgen we onze toeleveranciers en dienstverleners in lijn met de belangen van onze eigen klanten. Dat is een probleem, want bij inkoop is er altijd een ‘conflict of interest’. Degene die ik inhuur wil zo veel mogelijk verdienen en ik wil zo min mogelijk betalen. Met de uitbestedingstendens botsen dus de belangen. Dat speelt bijvoorbeeld in de zorg, maar is ook in de bouwketen aan de orde van de dag.”

Ligt het alleen aan de leveranciers of moeten corporaties ook de hand in eigen boezem steken?

“Corporaties zitten met een dilemma. Ze willen voorzien in betaalbare woningen voor hun huurders. Maar hoe besteed je dat aan? Als ze dat gaan doen op de traditionele manier, dus zelf een ontwerp (laten) maken en aanbesteden op laagste prijs, dan boet je in op kwaliteit en is er binnen vijf jaar grootonderhoud nodig. Voor woningcorporaties is dat niet eens zo’n probleem, want ze hebben een nieuwbouwbudget en een exploitatiebudget, met verschillende afdelingen en verschillende managers. Die praten niet met elkaar en worden ook niet op het totaal aangesproken. Maar maatschappelijk gezien is het natuurlijk heel raar.

Naast de vraag hoe je aanbesteedt – op prijs of ook andere factoren – is de vraag wat je precies wilt uitvragen: alleen de bouw of ook het ontwerp en het onderhoud? Goed opdrachtgeverschap betekent dat je nadenkt over wat je precies uitvraagt, welke contractvorm je kiest, hoe je de aanbesteding gaat doen en welke relatie je met de leverancier wilt tijdens de uitvoering.”

Er zijn dus verschillende contractvormen, wat zijn daarvan de voor- en nadelen?

“Naast een traditioneel bouwcontract waarbij de opdrachtgever het meeste risico neemt, is er bijvoorbeeld ook Design Build Maintain (DBM). Een voorbeeld daarvan is de turnkey-oplossing van Skanska en Ikea in Zweden. Die maken speciale woningen voor starters die geheel zijn ingericht. De huurders betalen een fee aan Ikea en aan de woningverhuurder. In de industrie komt EPC ook veel voor; Shell laat een olieplatform bijvoorbeeld compleet opleveren en betaalt pas als alles draait. 

Leveranciers zijn de afgelopen jaren opgeschoven in hun toegevoegde waarde om zulke klussen binnen te halen. Maar daarmee nemen de risico’s astronomisch toe. Aannemers gaan risico’s aan die ze eigenlijk niet kunnen managen. Daar moeten woningcorporaties voor uitkijken, ze moeten reëel zijn in de uitvraag en rekening houden met het vakmanschap dat in een bedrijf aanwezig is. Bouwbedrijven kunnen bouwen, maar kunnen vaak niet risico’s managen. Dat is echt een ander vak.”

Wat kunnen corporaties doen om die risico’s te verkleinen?

“Je moet de risico’s daar leggen waar ze het beste gemanaged kunnen worden. Je kunt als opdrachtgever bijvoorbeeld in de tenderfase vragen om een aanbieding waarbij de leverancier kritisch kijkt naar het ontwerp, suggesties doet voor alternatieven en de belangrijkste risico’s op twee A4-tjes opsomt. Daarna loop je samen de risico’s langs en verdeel je de verantwoordelijkheid voor de maatregelen. Voor de overblijvende risico’s creëer je een risicopot waarin beide partijen geld steken. Bij de Noord-Zuidlijn Amsterdam is geen enkele risico-inventarisatie gemaakt en de gemeente vond verzekeren te duur. Dat verklaart de enorme overschrijding van het budget.”

Hebt u nog meer adviezen voor woningcorporaties?

“Het is goed om een groot project te beginnen met een uitgebreide startup meeting: twee weken bij elkaar zitten om het project goed door te akkeren. Dat is echt geen tijdverlies, want je voorkomt problemen in een later stadium. En, nog veel belangrijker, je creëert bonding tussen de mensen. Zodat ze het leuk vinden om met elkaar dingen te gaan doen. Vooral in de uitvoeringsfase is de relatie heel belangrijk. 

Ik ben nu bezig met een onderzoek naar de invloed van relatiekwaliteit tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op de uitkomst van het werk. Relatiekwaliteit heeft te maken met competentie, vertrouwen, consistentie (niet elke week iets anders vragen), commitment (hoe graag willen we dit project samen maken) en communicatie. Een promovendus heeft een instrument ontwikkeld om dat te meten; we hebben mensen op de maan gezet maar dit hadden we nog niet. Dat is raar want als mijn hypothese klopt is relatiekwaliteit een doorslaggevende factor voor het slagen van een project.”

De Bouwrecht Academie

Om de kennis van de professional te verbreden, te vergroten en te verdiepen, hebben branchevereniging Aedes, advocatenkantoor VBTM en opleidingsinstituut Kjenning de Bouwrecht Academie opgericht. Om de kennis van de corporatiesprofessional te verbreden, te vergroten en te verdiepen. De Bouwrecht Academie biedt daarvoor verschillende modules. 

Je hoeft per slot van rekening als corporatieprofessional niet opnieuw het wiel uit te vinden. Dit alles hebben we onderverdeeld in een aantal korte en praktijkgerichte modules. Tijdens de trainingen leer je verschillende contracten in de praktijk te gebruiken en de valkuilen te vermijden. Tips & tricks ontbreken uiteraard niet, en de modules zijn geschikt voor kleine én grote corporaties. Voor kleine corporaties omdat zij vaak geen jurist in huis hebben en dus kennis op dit gebied ontberen. Voor grote corporaties omdat zij zich kunnen spiegelen: zijn wij nog up-to-date en actueel qua kennis en contracten?

Arjan van Weele is hoogleraar Inkoop en Supply Management aan de TU Eindhoven en auteur van het leerboek Inkoop in Strategisch Perspectief waarvan onlangs de geheel herziene 7e druk verscheen. Inkoop door maatschappelijke organisaties heeft daarin een belangrijke plaats.

Datum: 27-10-2017