Projectmatig werken? Zo doen ze dat bij Beveland Wonen
Projectmatig werken betekent projecten op een gestructureerde manier uitvoeren en ze van begin tot eind goed afronden. Deze definitie klinkt logisch, toch? Maar veel corporaties werken nog niet op deze manier aan hun interne projecten. Organisatieadviseur Katarina Muzsikova zette samen met collega’s van Beveland Wonen het concept ‘Projectmatig werken’ in de steigers. En met resultaat. “We hebben nu een basis om verder te bouwen.”
Katarina Muzsikova werkt als programmamanager bij Beveland Wonen. Ze werkt voor Andersom BV, een organisatie die zich richt op verandervraagstukken in de corporatiewereld. “Dat kan gaan om digitaliseringsvraagstukken of organisatieontwikkeling. Zo ben ik ook met Beveland Wonen gaan samenwerken. Het begon met digitalisering, en nu werken we aan het verder brengen van projectmatig werken en optuigen en besturen van een programma.”
Ze werkt samen met onder andere manager Vastgoed Robert de Ridder. De term ‘projectmatig werken’ beschrijft volgens Robert en Katarina een gestructureerde werkwijze. “Het komt erop neer projecten op een doordachte manier uit te voeren,” zegt Katarina. Robert knikt en legt de aanpak verder uit zoals daar bij Beveland Wonen het zaadje voor is geplant. “Als ik de term ‘project’ hoor, dan is dat bij ons meestal een bouwproject; sloop, renovatie of nieuwbouw. Voor de rest waren we bij Beveland Wonen met allerlei andere zaken bezig, maar die beschouwden we niet als afzonderlijke projecten.
Als fusiecorporatie zijn we ontstaan midden in de coronaperiode. Hoewel de fusie goed is verlopen, konden we daarna niet direct samen op kantoor aan de slag. Nu, een paar jaar later, constateren we dat sommige zaken destijds niet de aandacht hebben gekregen die ze verdienden.”
Wat dan?
Robert: “Bijvoorbeeld de meerjarenonderhoudsbegroting verdiende aandacht. Hier hebben we meerdere afdelingen voor nodig. Ook hadden we nog geen duurzaamheidsbeleid en qua processen stond er weinig op papier. Dat was een bewuste keuze uit het verleden, maar nu wilden we alles duidelijk beschrijven. Daarvoor moet je afdelingsoverstijgend samenwerken. Het gaat niet alleen om je eigen afdeling, maar ook om collega’s van andere afdelingen. Bij het mutatieproces is bijvoorbeeld zowel de afdeling wonen als de afdeling dagelijks onderhoud betrokken.”
Hoe heb je dat bij Beveland Wonen vormgegeven?
Katarina: “Er was veel achterstallig onderhoud. Niet aan woningen, maar aan het beschrijven van processen en andere interne projecten. Het ontbrak aan structuur, overzicht en inzicht. Welke projecten zijn er allemaal? Wanneer krijgt iets prioriteit? Wie mag wat bepalen, en welke rollen en verwachtingen gelden? Er waren te weinig werkafspraken en er was geen uniforme aanpak voor niet-standaard werkzaamheden. Het is nu helder hoe projectmatig werken bij Beveland Wonen wordt toegepast. Hier horen het bepalen wanneer een project af is en successen vieren ook bij.” Robert: “Nu geldt dat wanneer we ergens aan beginnen, het ook echt afgerond en geïmplementeerd wordt. Die stok achter de deur was er eerst niet.”
Was het lastig om mensen mee te krijgen?
Katarina: “De motivatie was uitzonderlijk hoog. In de hele organisatie voelde men de urgentie om dit aan te pakken. Iedereen zette zijn schouders eronder. Zowel management als medewerkers begrepen dat het belangrijk was om een uniforme werkwijze te bepalen en zo meer inzicht en sturing te krijgen op de projecten.”
Was dat enthousiasme steeds aanwezig?
“Soms waren er periodes waarin je door droge administratie heen gaat. Dan is het wat moeilijker de blik op de horizon te houden, maar het is gelukt. Ik ben trots op wat is bereikt!”
Wat zijn de resultaten tot dusver?
Katarina: “We hebben nu uniformiteit, een duidelijke rolverdeling, werkafspraken en sjablonen voor het opstarten, monitoren en afronden van projecten. Het programma staat ook. Het betekent echter niet dat we er al zijn. Nu begint het pas! Continue aandacht voor projectmatig werken is van belang. Werkt het in de praktijk zoals we bedacht hebben, is bijsturen nodig? Het is een kwestie van volhouden en het onderwerp op de agenda houden, zowel bij de leidinggevenden als medewerkers. Het is echt een andere manier van werken. Oude werkwijzen en gewoontes moeten we loslaten. De nieuwe werkwijzen moeten routine worden.”
Hoe heeft de opleiding van Kjenning een rol gespeeld?
Robert: “De motivatie voor de training projectmatig werken kwam ook duidelijk terug in de deelname aan de training. Meer dan de helft van de medewerkers deed mee, variërend van ervaren projectleiders en projectmanagers tot collega’s zonder eerdere ervaring met projectmatig werken. De opleiding heeft gezorgd voor een gedeelde taal en begrippenkader, en bood een stevige basis voor de onderlinge communicatie. Dat heeft de organisatie als geheel versterkt.”
