Blog

Bent u ook een vergadertijger?

Nou, we mogen wel een geheimpje verklappen: de meeste mensen zijn géén vergadertijders! Die kunnen wel een steuntje in de rug gebruiken als het om vergaderen gaat.

Een vergadering gaat al veel efficiënter en plezieriger als alle betrokkenen inzicht hebben in de onderliggende krachten. In elke vergadering zijn er immers drie deelprocessen die elk op hun eigen manier aandacht verdienen:

  • het inhoudelijke proces: de zaken waarover gesproken wordt, datgene waar het volgens de meeste mensen "om gaat"
  • het procedurele proces: de regels en de min of meer vastliggende waarden van elke vergadering
  • het interactieve proces: de manier waarop betrokkenen met elkaar omgaan

Wat draagt de voorzitter bij aan elk deelproces? Welke rol kan de notulist nemen? Wat kunnen en mogen de individuele deelnemers op elk van deze deelprocessen betekenen?

En misschien wel belangrijk: wat is uw eigen rol?

In onze training Effectief Werkoverleg is die laatste vraag vaak heel interessant. Dan ontdek je wat je zo tegenstaat aan die ellenlange vergaderingen. En waarom je je zo ergert aan die besluiteloze exercities. De eigen rol komt dan ook uitgebreid aan de orde. Zo leer je hoe je vanuit de eigen rol een positieve bijdrage kunt leveren aan de overleggen.

Daarnaast krijgt u modellen aangereikt om de besluitvorming transparant te maken. En we bespreken veel voorkomende problemen en storende zaken tijdens vergaderingen. We hanteren de top-vijf van ordeverstoringen:

  • afdwalen van het onderwerp
  • storend gedrag voorkomen
  • voortdurend klagen
  • niet luisteren of in de rede vallen
  • onvoorbereid bij de vergadering ziften

Ik weet zeker dat u minimaal 3 van bovenstaande zaken herkent. En omdat deze zaken zo veel voorkomen zijn er verschillende technieken om op dit soort problemen te reageren en om die adequaat op te lossen en te voorkomen.

Natuurlijk oefenen we bij elk onderdeel ook uitgebreid, want het gaat erom dat u de aangeleerde zaken in praktijk kunt brengen. Zodat uw vergaderingen voortaan leuk(er) en efficiënter zijn!

Uriël Schuurs
Docent Effectief Werkoverleg

Datum: 09-03-2014

Delen: