Delen van kennis: De maatregelen bij VvE Beheer Meerwonen rondom het coronavirus

Kennis opdoen, delen en overbrengen; dat is de kracht van onze platforms

En dat blijven de deelnemers samen met Kjenning nu ook doen. Door tips en ervaringen van corporaties samen te brengen, om elkaar te blijven inspireren en kennis en ervaringen te blijven delen. Daarom hebben we onze platformleden gevraagd om de komende weken hun ervaringen, inzichten, aanpakken en/of protocollen omtrent het coronavirus te delen. 

Wil je ook meedoen? 

Mail dan jouw bericht, richtlijn, protocol of wat je maar wilt delen naar mail@kjenning.nl en wij delen het vervolgens op onze website en in onze nieuwsbrief.

VvE Beheer Stichting MeerWonen deelt het het proces voor de schriftelijke vergadering.

Stichting MeerWonen is als woningcorporatie Groot-eigenaar bij verschillende VvE's.
Momenteel spelen er binnen deze VvE's geen ingewikkelde zaken die besluitvorming lastiger maken. Maar wel moet er een vergadering plaatsvinden om een aantal zaken te kunnen vaststellen en regelen. Dat gebeurt nu schriftelijk. Hieronder deelt MeerWonen een voorbeeld van de uitnodiging en de agenda.

1. Brief/mail van VvE beheerder en mede bestuurder van een VvE.

Geachte leden,

Het bestuur heeft, om begrijpelijke redenen rondom de problematiek van het Corona-virus, besloten om de vergadering van eigenaars deze keer schriftelijk te laten plaatsvinden.

Als bijlage treft u de agenda met bijbehorende stukken aan.

Om tot een schriftelijk besluitvorming te komen zijn bij de betreffende agendapunten de voorgestelde besluiten opgenomen.

Een schriftelijke vergadering houdt wel in dat de besluiten alleen genomen kunnen worden als iedereen (100%), dus u ook, akkoord gaat met de voorgestelde besluiten.

U wordt verzocht om aan te geven dat u akkoord bent met alle geformuleerde besluiten middels een reactie op dit bericht waarin u aangeeft; "Akkoord met alle besluiten".

Alleen als echt alle eigenaren reageren zijn de besluiten aangenomen. Graag dus uw medewerking in deze bijzondere situatie, waarvoor dank namens uw bestuur en collega-eigenaren.

Uw akkoord ontvangen wij graag uiterlijk donderdag 9 april 2020 retour per e-mail.

Voor vragen is uw relatie beheerder uiteraard bereikbaar via mail of telefoon.

Vertrouwende erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

<naam>

2. Agenda

Schriftelijke vergadering / stemming
Datum: donderdag 9 april 2020, aanvang 13:30 uur
Locatie: kantoor beheerder

1. Opening en vaststelling van de agenda.
De vergadering vindt digitaal plaatst en wordt formeel voorgezeten door Bas van Nispen.
Besluit: De vergadering wordt gevraagd hiermee in te stemmen.

2. Vaststellen geldigheid van de vergadering aan de hand van de presentielijst.
De geldigheid van deze vergadering wordt aan de hand van de schriftelijke reacties achteraf bepaalt. Dit houdt wel in dat de besluiten alleen genomen kunnen worden als iedereen (100%) dus u ook, reageert en instemt met de voorgestelde besluiten!

3. Mededelingen en ingekomen stukken.
Geen.

4. Vaststellen notulen van de vergadering van eigenaars gehouden op 10 april 2019.
De notulen zijn reeds in uw bezit, bijgaand treft u de notulen nogmaals aan. U kunt deze ook downloaden vanaf het online VvE Portaal. Het bestuur stelt voor om de notulen vast te stellen.

5. Bestuurssamenstelling.
Het bestuur bestaat op dit moment uit:
Voorzitter: xxxxx xxxxxx van X Beheer
Bestuurslid: xxxxx xxxxxxx
Het voorstel is te besluiten om de bestuurssamenstelling ongewijzigd te laten.

6. Verzoek tot machtiging bestuur en beheerder.

Machtiging rechtshandelingen (incasso)
De vergadering wordt gevraagd het bestuur en beheerder een machtiging te geven voor rechtshandelingen met betrekking tot incasso. Dit terugkerende agendapunt betreft een machtiging om namens de VvE te handelen op het moment dat er achterstanden ontstaan bij eigenaren, dit zal conform wetgeving geschieden.

- Machtiging naleven reglementen
De vergadering wordt gevraagd het bestuur en beheerder een machtiging te geven voor rechtshandelingen met betrekking tot de reglementen van de VvE en eventueel daaropvolgende boetebepaling. 

Dit terugkerende agendapunt betreft een machtiging om namens de VvE te handelen op het moment dat reglementen worden overtreden en een eigenaar hier op aangeschreven dient te worden, al dan niet met een boetebepaling.

Het voorstel is te besluiten het bestuur en beheerder mandaat te geven voor het voeren van rechtshandelingen m.b.t. incasso en reglementen van de VvE.

7. Verslag kascommissie.
De heer xxxxxxxxx heeft de controle van de financiële stukken 2019 door de boekhoudkundig medewerker binnen MeerWonen laten uitvoeren en deze heeft de stukken akkoord bevonden.

De kascommissie adviseert de vergadering het bestuur decharge te verlenen over het gevoerde financiële beleid van 2019.

8. Benoemen kascommissie(leden) 2020.
De vergadering wordt gevraagd te besluiten dat MeerWonen de kascontrole in 2021 over het boekjaar 2020 uitvoert.

9. Vaststellen financieel jaarverslag 2019.
Bijgaand treft u het financieel jaarverslag 2019 aan.

Het bestuur verzoekt de leden te besluiten:

• Het jaarverslag 2019 vast te stellen.
• Akkoord te gaan met het boeken van het exploitatieresultaat over 2019 ten gunste van het reservefonds Algemeen.
• Het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële en algemene beleid in 2019.

10. Meerjarenonderhoudsplan (MJOP).
In overleg met MeerWonen stelt het bestuur voor om te besluiten dat een extern bouwkundig bureau opdracht krijgt voor het opstellen van een nieuw MJOP. De kosten zullen maximaal EUR xxxx excl. btw bedragen, zie bijgaand de offerte van xxxxx xxxxxx.

Het nieuwe MJOP zal dan volgend jaar tijdens de jaarvergadering met de leden worden besproken waarna een besluit kan worden genomen over eventuele aanpassing, verhoging of verlaging, van de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud.

Dit jaar zal het buitenschilderwerk en het reinigen van de gevels uitgevoerd gaan worden door xxx xxx xxx schilderwerken.

Besluit: akkoord om een bouwkundig bureau opdracht te geven een nieuwe Meerjarenonderhoudsplan op te stellen voor een maximaal bedrag van EUR xxxx excl. btw.

11. Vaststellen van de begroting en VvE-bijdragen 2020.
Bijgaand treft u de concept begroting en VvE-bijdragen 2020 aan. Het bestuur stelt voor om voorliggende begroting 2020 vast te stellen en de periodieke bijdragen vanaf januari 2020 te verrekenen met de eigenaren.

12. Sluiting.

Datum: 30-03-2020