Dilemma’s...Integriteit van papier naar de praktijk
Jens Smit werkt als medewerker dagelijks onderhoud bij woningcorporatie Samen Wonen. Samen Wonen heeft sinds een half jaar, na een aanbesteding met diverse aannemers, via een contract het dagelijks onderhoud uitbesteed aan een plaatselijke aannemer Stenders.
Na lang wikken en wegen heeft Jens besloten bij zijn eigen woning een serre aan te bouwen. Jens wil hiervoor drie offertes opvragen. Onder andere bij Stenders. Want vanuit zijn werk weet hij dat bij Stenders de kwaliteit en de prijs goed is.
Maar Jens twijfelt echter ook of het verstandig is om Stenders te vragen. Hij zelf kan zijn rollen privé en werk goed scheiden maar geldt dat ook voor de aannemer? En hoe zouden anderen reageren? Jens wil professioneel handelen en wil voorkomen dat mensen zouden denken dat er sprake is van handje klap.
Daarnaast heeft Samen Wonen een gedragscode die voorschrijft dat medewerkers er alert op moeten zijn, dat hun professionele rol niet vermengd wordt met een klantrol. Dat betekent dat goederen of diensten alleen tegen markt conforme prijzen en normale voorwaarden afgenomen mogen worden bij een bedrijf waarmee de corporatie ook zaken doet. Jens wil dat naleven dus als hij zich daar aan houdt dat zou het ook geen probleem moeten zijn. En hij wil gewoon een goede aannemer die kwaliteit levert voor een goede prijs. Toch blijft hij twijfelen...
De verschillende kanten
Het blijkt dat Jens zijn werk serieus neemt en zich ook goed bewust is van zijn rol en positie hierin. Hij kent de gedragscode goed en toch vind hij het lastig om een keuze te maken of hij Stenders kan vragen een offerte uit te brengen of niet.
Hij weet hoe hij erin zit, maar hoe ziet een ander dat dan? Jens weet dat hij integer en zorgvuldig handelt. En hij maakt altijd duidelijke afspraken met aannemers. Een kop koffie is geen probleem als er iets te vieren valt met een aannemer, maar een hapje eten of een uitnodiging voor een evenement wijst hij altijd af. Dat is zijn principe. Hij vindt het ook niet meer van deze tijd. Vroeger was het misschien normaal maar er is vandaag de dag wel het een en ander veranderd en terecht ook.
Maar tegelijk wil Jens ook gewoon een goede aanbouw en een prachtige serre, met een marktconforme prijs, zonder kortingen maar natuurlijk wil hij ook niet te veel betalen. Dat kan wat hem betreft alleen met een kwalitatief goede bouwer die ook zijn werk serieus neemt, zoals Stenders.
De gedragscode is duidelijk. Hij mag de aannemer vragen een offerte uit te brengen mits deze marktconform is en waarbij de gebruikelijke voorwaarden gehanteerd worden. Toch voelt het voor Jens niet goed.
Hij vindt het lastig hoe anderen hier naar kijken. Jens is professioneel en zo staat hij ook bekend. Hij wil absoluut niet de indruk wekken dat hij zijn contacten gebruikt voor een persoonlijk voordeel. Hij weet ook zelf wel dat hij dat niet doet, maar sommige mensen doen snel een verkeerde aanname en dan is een gerucht in no time verspreid. Dat zou zijn reputatie onterecht schaden. Dat maakt hem voorzichtig.
Omgaan met dilemma’s, niet altijd even makkelijk...
Misschien is het voor u als lezer heel duidelijk wat Jens te doen staat. Maar voor hem is dat nog niet het geval. Zo gaat het vaak ook in de praktijk. Vanuit de zijlijn is zo’n dilemma ook altijd makkelijker te beoordelen. Voor de een is zo’n dilemma gesneden koek terwijl een ander meer informatie of tijd nodig heeft.
Wat belangrijk is bij dilemma’s in het kader van integriteit, is dat er ruimte is om met elkaar in gesprek te gaan. Een gesprek met een collega of zijn leidinggevende zou Jens kunnen helpen om een keuze te maken. Een keuze die voor hem goed voelt. Hij weet wat de regels zijn maar zijn gevoel maakt dat hij aarzelt.
Bij het opstellen en toepassen van een gedragscode integriteit is het essentieel om aandacht te besteden aan het bespreekbaar maken van dilemma’s. Medewerkers moeten zich vrij voelen om hun dilemma’s aan te kaarten omdat dit integer handelen stimuleert. Uiteraard is het belangrijk om een duidelijke gedragscode te hebben maar soms is er meer nodig dan een duidelijke tekst. Want de tekst zegt meestal niets over het gevoel bij dilemma’s.
Aan de slag met dilemma’s?
Bij verschillende corporaties begeleiden we sessies rondom integriteit. Soms is dat een training Integriteit in de praktijk, maar veel vaker is het maatwerk om aan te sluiten bij de eigen situatie. Met bijvoorbeeld groepsgesprekken over integriteit. Om de papieren gedragscode levend te krijgen. Met elkaar te sparren over dilemma’s, met elkaar grenzen verkennen en ontdekken waarom het voor de ene persoon klip en klaar is terwijl de “Jensen's” in deze wereld vastlopen in hun vraag.
De sessies zijn leuk, leerzaam en geven handen en voeten aan het papieren protocol. Zodat het voor ieder helder wordt waar grenzen liggen en hoe je bij grote of kleine dilemma’s kunt handelen.
Marjon Mazereeuw en Johan Sinnema
Kjenning
Datum: 21-03-2018