Verbinding in Coronatijd

Na de recente persconferenties van Mark Rutte en Hugo de Jonge is het wel duidelijk dat de Coronacrisis nog niet voorbij is. Wellicht verdween daarmee ook de hoop dat we op 1 september weer “gewoon” naar kantoor konden. Nu dat voorlopig niet kan, begint de onderlinge verbinding wel een thema te worden. Hoe blijf je betrokken en verbonden met en bij elkaar? Want uit onderzoek blijkt dat als werknemers meer dan twee dagen per week thuiswerken, de risico’s op vereenzaming en het verliezen van het contact met de collega’s relatief groot zijn.

Dat is niet alleen sociaal gezien van belang, maar ook voor het organiseren van werk zeer belangrijk. Want ondanks de crisis gaat de dienstverlening ondertussen wel gewoon door.

Een blauwdruk die voor alle organisaties goed werkt, bestaat niet. Dat is ook niks nieuws. Iedere verandering blijft experimenteren, goed bij elkaar afkijken, leren van elkaars successen én missers en dit vertalen naar de eigen organisatie. In de Coronatijd zijn er binnen de corporatiesector al hele mooie en creatieve oplossingen, maar het is ook nog steeds veel zoeken, ontdekken en proberen.

Praktische zaken regelen

Als het gaat om deze huidige ‘nieuwe’ situatie is het belangrijk om de meer praktische zaken in ieder geval goed te regelen, zoals de kantoorbezetting, de veiligheid op kantoor en de faciliteiten voor het thuiswerken. Daarvoor heeft Aedes ook handreikingen ontwikkeld.

En de menselijke en sociale zaken dan?

Het regelen van de praktische zaken gaat over het algemeen best goed. Maar daarmee zijn we er niet. Uiteindelijk is het behouden van de kwaliteit van dienstverlening, het halen van de productiviteit en het behalen van resultaten wel mensenwerk. En dat betekent dat we bij het leidinggeven ook (meer) aandacht moeten besteden aan de menselijke en sociale aspecten zoals:

• Het vertrouwen geven en heldere kaders om thuis te werken
• Het omgaan met en bewaken van de balans tussen werk en privé
• De regie houden op de werkzaamheden en resultaten
• En zeer essentieel: invulling geven aan de behoefte aan verbinding

En nee. Dit is geen hogere wiskunde. Maar hoe doe je dat dan in die weerbarstige praktijk?

De basis van betrokkenheid en verbinding

Medewerkerstevredenheid onderzoeken laten zien dat de mate van betrokkenheid en verbinding met een organisatie positief beïnvloed wordt door een prettige relatie tussen leidinggevende en medewerkers. Mijn ervaring leert ook dat de rol die met name leidinggevenden en de directie hierbij kiezen de succesfactor is. Het gaat daarbij niet allen om wat zij doen, maar vooral over hoe ze dat doen. Hierbij zes tips:

Organisatieniveau

• Communiceer

Communiceer als directie over wat er in je organisatie speelt, waar je zelf mee bezig bent en wat je bezig houdt. Doordat op dit moment de afstand tussen de organisatie en de medewerkers zelfs letterlijk groter is, mensen minder meekrijgen uit de wandelgangen, moet je explicieter aandacht besteden aan deze aspecten.

Het doel is verbinding houden, perspectief bieden en openheid. De manier waarop je dit doet kan divers zijn (videomeetings, een brief, een blogje) en is slechts een middel. Minimaal twee keer per maand “iets” zou toch wel wenselijk zijn. En zorg voor variatie, wees creatief en vergeet de humor niet.

• Bied perspectief

Het landelijke beleid blijft om zoveel mogelijk thuis te werken. Dit beleid biedt ook de ruimte om daar waar nodig, vanwege werk gerelateerde of emotionele redenen medewerkers elkaar te laten ontmoeten of naar kantoor te komen.

Dat is maatwerk dat je samen met medewerkers kunt vormgeven. Wat hebben mensen nu nodig en wat kan wél. De ene medewerker heeft van nature meer behoefte om collega’s te ontmoeten dan de ander. Door het als bedrijf te organiseren, zorg je ook dat het veilig kan. Want helaas blijkt al, dat als de organisatie het niet faciliteert, een deel van de medewerkers zelf een manier gaat zoeken om elkaar toch te ontmoeten, binnen of buiten kantoor. De vraag is of dat een gewenste situatie is.

Teamniveau

• Organiseer de verbinding

De afgelopen maanden kwamen al vele mooie voorbeelden voorbij van corporaties die verbinding proberen te houden tussen de collega's. Zoals een pubquiz, een borrel op het parkeerterrein, digitale koffiemomenten, etc. Blijf dat vooral doen!

Een andere, meer inhoudelijke manier om verbinding te organiseren is om met een team concrete weekdoelen te stellen. Spreek op maandagochtend in een videomeeting als team samen concrete doelen af voor de komende week. Ga met elkaar in gesprek hoe die doelen te halen en zorg ervoor dat die doelen zo opgesteld zijn dat er contact en verbinding gezocht moet worden met collega’s. Aan het einde van de week maak je de balans op en vier je de successen met elkaar.

Medewerkersniveau

• Houd contact

Zorg ervoor dat je als leidinggevende regelmatig (wekelijks) contact hebt met alle medewerkers, bijvoorbeeld via appen, e-mail, videobellen, fysiek of telefonisch. Net wat past, uitkomt of effectief is. 

Houd de drempel in het gesprek laag, door in deze gesprekken allereerst aandacht te besteden aan hoe het persoonlijk met iemand gaat. Ga daarna pas aan de slag met de werkgerelateerde zaken. En belangrijk hierbij: zorg dat je niemand vergeet. Niks is zo pijnlijk als niet gezien/gehoord worden.

•  Aandacht, begrip en complimenten

Op de momenten dat je contact hebt met je medewerkers, doe dat dan met aandacht, begrip en geef complimenten. Als het gaat om aandacht, dan bedoel ik échte aandacht. Probeer in de gesprekken met collega’s echt te luisteren empathisch te zijn en oprecht geïnteresseerd te zijn in de ander.

Laat je niet afleiden door wat je allemaal nog moet doen, maar probeer volledig bij de ander te zijn en niet na te denken over wat je zo nodig nog te zeggen hebt. Halve aandacht is geen aandacht.

Erkenning en waardering zijn basisbehoeften van de mens. Doordat bij veel medewerkers de resultaten nu minder zichtbaar zijn, ontstaat de valkuil dat ze veel extra inzet gaan leveren om alles geregeld te krijgen. Of ze gaan zich schuldig voelen omdat ze het gevoel hebben tekort te schieten. Besteed dus ook aandacht aan wat goed gaat en beloon inzet.

• En tot slot, laat medewerkers vooral zelf meedenken.

Al wil je dat misschien vanuit je behoefte om te zorgen voor je collega's, je hoeft als leidinggevende echt niet alles zelf te bedenken. Vraag medewerkers zelf wat ze nodig hebben om de verbinding te behouden en waar ze behoefte aan hebben. Want als jij het bedenkt is het echt niet altijd “dus ook beter”. Doordat je de medewerker bevraagt over wat zij nodig hebben, worden ze uitgedaagd om zelf oplossingen te bedenken. En dat is ook een hele nuttige competentie voor in betere tijden!

O ja! Vergeet jezelf niet!

Leidinggeven kan zeker in deze tijd best intensief zijn. En als je zo gericht bent op jouw medewerkers, om die te helpen, te faciliteren en bij te staan, dan vergeet je soms jezelf. Natuurlijk mag je ook twijfelen of je het goed doet, maar laat de twijfel niet de regie nemen. Neem ook als leidinggevende daarom tijd voor je eigen rust en reflectie, organiseer ook jouw eigen verbinding met de mensen om je heen. Bijvoorbeeld de platforms bieden ook ruimte en gelegenheid om met collega's te sparren.

En daarmee ook een tip voor de medewerker

Pas bovenstaande tips ook zelf richting je leidinggevende toe, en laat ook weten als je iets gewaardeerd hebt of prettig vond. Help elkaar in deze tijd, want alleen samen komen we goed door deze periode.

Aan de slag met leidinggeven?

Om je verder te ontwikkelen in management en leidinggeven zijn onze verschillende opleidingen maar ook de platforms een prima plek om te leren, kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. Natuurlijk kun je ook samen met je collega's tijdens een maatwerktraining aan de slag met het thema leidinggeven, al dan niet gekoppeld aan de uitdagingen tijdens de coronatijd.

Of even sparren?

Ook kun je vrijblijvend een keer sparren over een (langere termijn) visie over het nieuwe organiseren en het houden van verbinding in jouw organisatie en daarmee de productiviteit en de kwaliteit van dienstverlening te bewaken. Neem dan gerust contact op.

Ook als je denkt dat anderen kunnen leren van de aanpak in jouw organisatie spreek ik je graag. Uiteraard kan dit anno nu zowel fysiek als ook digitaal.

Johan Sinnema
Trainer Kjenning

Datum: 14-09-2020