Beter Wonen: “Projectmatig werken kan slagkracht verhogen”
Grote, tijdelijke klussen worden bij corporaties vaak opgepakt in de vorm van een project. Maar hoe pak je dat aan? En kan projectmatig werken een corporatie beter maken? Paula Elshout van Beter Wonen deelt haar ervaring.
Paula werkt sinds 2019 bij Beter Wonen Almelo. Ze begon als proces- en projectondersteuner Woondiensten. Daarna werd ze teamleider Woondiensten en tegenwoordig werkt ze als programmamanager en beleidsadviseur bij de afdeling Strategie en Beleid.
Als programmamanager keek Paula, samen met P&O-adviseur Mirande Rouweler, naar hoe projectmatig werken beter vorm kan krijgen. Ze onderzochten hoe deze aanpak kan bijdragen aan meer focus, effectiviteit en slagkracht binnen Beter Wonen.
Welke projecten lopen er bij jullie?
“We hebben altijd veel vastgoedprojecten. Collega’s die daarin werken zijn al bekend met het concept projectmatig werken. Collega’s die we willen laten kennismaken met het projectmatig werken zitten meer in andere projecten, zoals ict of verbetering van onze dienstverlening of beleidsuitvoering.”
Wat is projectmatig werken volgens jou?
“Het project heeft een opdrachtgever en een projectleider, die laatste noemen wij ‘kartrekker’. Het moet een duidelijk begin en eind hebben, oftewel het is tijdelijk. In het project werken mensen vanuit hun eigen expertise om het uiteindelijk tot een goed einde te brengen.
Er moet een duidelijk doel zijn, afgebakende fases, tussentijdse evaluaties die we door KPI’s monitoren en een eindresultaat. Doel en resultaat kunnen overigens nogal eens verschillen.”
Is het lastig om in een projectgroep te werken?
“Het moet wel bij je passen. Je wordt als vertegenwoordiger van je team geacht om tijdelijk in een projectgroep te gaan zitten. Dat vergt enige flexibiliteit qua combineren van dagelijkse werkzaamheden met projectwerkzaamheden, maar ook extra verantwoordelijkheid. Aan de andere kant maakt dat het juist leuk.”
Wat is jouw rol bij projecten?
“Ik heb niet in ieder project een rol. Ik maak wel een jaarplan met de projecten waar we aandacht aan gaan besteden. Ik verzamel de plannen van aanpak via de opdrachtgevers en kartrekkers. Als het om organisatiebrede projecten gaat, ben ik vaak wel direct betrokken.”
Hoe prioriteer je die projecten?
“We beperken ons tot ongeveer vijf grote projecten per jaar. We bekijken dan de ambities van de organisatie en de capaciteit van de betreffende afdelingen. Vervolgens kiezen we de projecten die wij van hoge prioriteit vinden en die daar het beste op aansluiten. Gedurende het jaar monitoren we de grote projecten aan de hand van KPI’s.
Soms doen zich onvoorziene omstandigheden voor waardoor we tijdelijk een project stoppen. Toen er bijvoorbeeld aan het begin van dit jaar sprake was van een huurbevriezing, hebben wij een aantal projecten niet kunnen uitvoeren. We hebben ze inmiddels wel weer opgepakt, maar met vertraging. Dat is natuurlijk jammer, want we proberen altijd een project dat we eenmaal gestart zijn te voltooien met de planning en capaciteit die we in het projectplan hadden opgesteld.”
Je zei dat doel en resultaat niet altijd hetzelfde zijn. Leg eens uit?
“Dat hebben we in de in companytraining Projectmatig Werken echt als een eyeopener ervaren. Het doel van een project kan bijvoorbeeld zijn dat een applicatie op alle computers is geïnstalleerd en voor iedereen gebruikersvriendelijk is. Als het project wordt afgerond is het resultaat behaald, namelijk: de applicatie is geïnstalleerd op alle computers.
Maar het doel loopt nog nadat het project is afgerond, namelijk dat de applicatie ook voor iedereen gebruikersvriendelijk is. Als we dan alleen KPI’s zetten op projectresultaten, kan het zijn dat de projectdoelen wat uit zicht raken.
In de training hebben we geleerd om telkens weer dat doel scherp te houden. Om dit te doen is overleg nodig met opdrachtgevers en een goed plan van aanpak, inclusief de afbakening en kaders van het project. Hoe beter het overleg in de voorfase, hoe minder tussentijdse aanpassingen er nodig zijn en hoe succesvoller het project zal worden.”
Ook meer kennis over projectmatig werken?
Werk jij ook steeds vaker in projecten met collega’s uit andere teams? Dan weet je hoe snel dingen onduidelijk kunnen worden. Tijdens de training: Projectmatig werken leer je hoe je met structuur en helderheid meer bereikt.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een in company? Onze adviseurs denken graag mee om een programma samen te stellen op basis van je eigen situatie en leerwensen. Neem vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden.
