Het gras is groener daar waar je het regelmatig water geeft
"Het gras is groener daar waar je het regelmatig water geeft" aldus Rienk van der Meulen, Risk & Control Manager bij De Veste Ommen.
De 25e nulmeting BIS NOA is dit jaar een feit. Woningstichting De Veste uit Ommen heeft deze onlangs door Kjenning laten uitvoeren en de resultaten zijn inmiddels doorgenomen. Rienk van der Meulen vertelt over zijn ervaringen met de meting.
Waarom hebben jullie een nulmeting laten uitvoeren en waarom op dat moment?
Op dit moment zitten wij bij de Veste midden in een verandertraject. De organisatie gaat er anders uitzien en we gaan meer werken vanuit rollen en minder vanuit functies. Dit betekent dat je werkt op basis van verantwoordelijkheden en resultaatgebieden en minder vanuit taken. Feit blijft dat we onze software optimaal willen en moeten benutten. Dit geldt niet alleen voor BIS NOA maar ook voor andere applicaties. Inzicht in de huidige kennis van de medewerkers en de mogelijkheden die we nog niet benutten bepalen het startpunt van een mogelijke optimalisatie.
Wat vonden de medewerkers eigenlijk van de nulmeting?
De ervaringen waren positief. De medewerkers zien deze nulmeting zeker als een kans en mogelijkheid die hen in de toekomst iets gaat opleveren. De metingen kostten beperkte tijd en doordat de meting online is afgenomen en de medewerkers deze ook in delen konden uitvoeren werd dit niet als een forse tijdsbelasting ervaren. Gemiddeld hebben de medewerkers in een half uur tot drie kwartier de nulmeting doorlopen. Een zeer geringe inspanning vergeleken met de informatie die de meting daarna oplevert.
En? Is er ook nieuwe informatie door de nulmeting boven water gekomen?
Het valt op dat je lang niet alle mogelijkheden van BIS NOA benut. Je hebt gewoon regelmatig trainingen nodig. Ook omdat wanneer je het "trucje" van je collega leert je zijn/haar werkwijze overneemt, terwijl het systeem inmiddels wellicht veel eenvoudigere oplossingen heeft. Als je collega hiervan ook niet op de hoogte is loopt het systeem heel hard bij je vandaan. Bijblijven scheelt dus echt tijd en zeer zeker ook ergernis.
Wat heeft de nulmeting uw organisatie gebracht?
De nulmeting geeft precies aan waar kennis wel en niet aanwezig is. Hierdoor zagen we ook dat voor sommige gebieden de kennis slechts bij een persoon aanwezig is waar dit zeker niet gewenst is. Het heeft ons heel bewust gemaakt van onze kennisrisico's en daar moeten en kunnen we nu gerichte acties en maatregelen op nemen.
Helpt de nulmeting ook om meer rendement (efficiency/effectiviteit) uit de automatisering te halen?
Zeker! We hebben nu zelfs hele concrete handvatten gekregen. Wanneer de organisatieontwikkeling achter de rug is gaan we de kennis van het systeem optimaliseren. Gericht opleiden op datgene dat je nog niet weet. Dus geen herhaling van bekende zaken maar juist tijd besteden aan het benutten van de kansen. En we kwamen erachter dat die er nog meer dan genoeg zijn met onze huidige automatisering.
Dus? Waarom zou een organisatie een nulmeting moeten uitvoeren?
Heel simpel: Om uiteindelijk efficiënter en effectiever met het systeem om te kunnen gaan. Als je het systeem beter kent en begrijpt krijg je ook meer plezier in het werken ermee. Daarnaast is er simpelweg meer functionaliteit beschikbaar dan je soms door hebt. Verder is het belangrijk de ontwikkelingen van de leverancier te blijven volgen en intern de kennis bij te houden. Want het gras is groener daar waar je het regelmatig water geeft.
Rienk van der Meulen, Risk & Control Manager bij De Veste Ommen
Datum: 11-06-2015