De huurder praktisch centraal stellen én tegelijk vergeten?
Onlangs had ik een skypemeeting met diverse collega’s in het land over onze primaire verhuuradministratie. Eén van de punten was het verwijderen van persoonsgegevens van een huurder na een verzoek om ‘vergeten te worden’. Hoe ga je daarmee om? Een verwante vraag ging over het verwijderen van persoonsgegevens van een voormalige huurder.
Onze softwareleverancier wil faciliteren dat persoonsgegevens dan worden geanonimiseerd, terwijl financiële gegevens beschikbaar blijven. Zou dat werken? We zijn nog wel even bezig voordat we de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in onze vingers hebben. Het recht op vergetelheid in de verhuurpraktijk: is er al wat te melden over de praktische toepassing?
De Algemene verordening gegevensbescherming geldt
Met ingang van 25 mei 2018 geldt het recht op vergetelheid conform artikel 17 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarvoor gold voor dat onderwerp artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wat blijkt? De AVG-verplichtingen reiken verder, zijn meer toegesneden op moderne technieken. Dat vergt een omslag in ons denken en doen.
We moeten af van het overijverig registreren van persoonsgegevens. Wat je niet opvraagt en bewaart, hoef je evenmin te beveiligen of te verwijderen. De AVG leert ons dus efficiënter te werken. Anderzijds moet een overeenkomst bepaalbaar zijn. Je noteert wie de verhuurder is en wie de huurder. Enig onderzoek naar het woongedrag van een kandidaat-huurder en naar diens betaaldiscipline maken deel uit van je maatschappelijke zorgplicht. Inkomensgegevens zijn nodig om te kunnen bepalen of een huisvestingsvergunning kan worden verleend, of huurtoeslag mogelijk is, of in het kader van ‘passend toewijzen’ - een Woningwetnorm die geldt voor woningcorporaties.
Af van het eekhoorntjesgedrag
Voordat je het beseft ben je al weer aan het verzamelen. De techniek helpt ons zonder limieten. Je kunt persoonsgegevens gemakkelijk bewaren zonder er ooit nog naar om te kijken: eekhoorntjesgedrag. Maar wie weet komt al die informatie, jaren later, onder ogen van iemand die er op slinkse wijze voordeel mee behaalt, ten nadele van degene die ‘alleen maar‘ een woning wilde huren. Dát moeten we dus voorkomen. Daarom ben ik een AVG-fan!
3 Rechten: Correctie, aanvulling en wissing
Als AVG-fan las ik het zeer overzichtelijke en vlot geschreven artikel ‘Bescherming van persoonsgegevens bij verhuur van woonruimte’ gretig (Bescherming van persoonsgegevens bij verhuur van woonruimte, (Tijdschrift huurrecht in praktijk, 2018/44, p. 17 t/m 24).
Zoals Burgers en Thijssen in dat artikel uiteenzetten (p. 21) gaat het - wat het recht op vergetelheid betreft - om drie aanspraken: recht op correctie, aanvulling en wissing. Die rechten hebben veel verhuurders intussen creatief in hun ‘Privacystatement’ via hun website gepubliceerd. In antwoord op je vraag meld ik het volgende fragment uit zo’n publieke verklaring van een verhuurder:
“Artikel x: Recht op correctie/verbetering, beperking en verwijdering
x.1 Een betrokkene heeft recht op verbetering, aanvulling, beperking, afscherming, verwijdering of vernietiging van diens gegevens indien deze feitelijk onjuist zijn, in strijd met de wet zijn verwerkt of niet ter zake dienend zijn.
x.2 Verzoeken tot verbetering, beperking of verwijdering worden per brief of per email ingediend bij [verhuurder]. Het verzoek bevat de voorgestelde wijziging(en). Het verzoek is ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs van betrokkene. Is betrokkene jonger dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
x.3 Op een verzoek tot verbetering, beperking of verwijdering wordt door [verhuurder] binnen vier weken schriftelijk beslist. Een weigering van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed.
x.4 [Verhuurder] draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, beperking, afscherming, verwijdering of vernietiging zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. [Verhuurder] zal derden aan wie gegevens van de betrokkene zijn verstrekt, op de hoogte brengen van zojuist bedoelde wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.” Wanneer we aannemen dat betrokkene zich mag identificeren met doorhaling van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN, pasfoto en etnische afkomst, dan is dit een goede en praktische tekst. Maar als auteur van deze rubriek ontvang ik graag verbetervoorstellen. Die kan ik dan publiceren en zo kunnen we ons aan elkaar ontwikkelen.
De klant centraal stellen én vergeten?
Enerzijds de huurder praktisch centraal stellen, anderzijds de huurder formeel vergeten? Dat is de kwestie, zoals blijkt uit de vragen waarmee ik deze rubriek opende. Een zittende huurder heeft uiteraard recht op correctie, aanvulling, enzovoorts. Hij of zij kan eveneens eisen dat je onnodige of niet meer valide gegevens wist. Maar... om de huurovereenkomst op een redelijke wijze uit te kunnen voeren blijven een aantal gegevens te allen tijde nodig. Die grondslag voor het verwerken van gegevens, artikel 6 lid 1 sub b AVG, moet dominant zijn boven het recht op vergetelheid, dat derhalve relatief is.
Artikel 17 lid 3 AVG noemt vijf situaties waarin het recht op vergetelheid niet van toepassing is. De laatste daarvan impliceert dat je gegevens mag bewaren die je nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
Bewaartermijnen helder?
Welk persoonsgegeven mag je hoe lang bewaren van een gewezen huurder? Mijn voorlopige beeld is dat de meeste verhuurders persoonsgegevens van huurders bewaren tot 5 jaar na het einde van een huurovereenkomst. Een belangrijke overweging daarbij is dat er nog een vordering kan bestaan of ontstaan, of worden gepretendeerd, zoals door een nabestaande die een tegoed op servicekosten wil verrekenen met een herstelverplichting. Zo’n kwestie kun je niet effectief behandelen zonder over de vereiste gegevens te beschikken. Die financiële gegevens moet je kunnen koppelen aan een persoon, anders valt er niets te vorderen.
Burgers en Thijssen bevestigen in hun artikel dat de AVG geen concrete bewaartermijnen bevat (voetnoot 41). Die moet je dus zelf vaststellen met argumenten die beleid schragen. Veel gegevens kunnen eerder dan de zojuist genoemde 5 jaar termijn worden opgeschoond.
Neem nu de inkomensgegevens die nodig waren voor het verstrekken van de huisvestingsvergunning: die kun je al wissen nadat de accountant het jaarverslag met betrekking tot het jaar van vestiging heeft gecontroleerd en de Raad van Commissarissen het jaarverslag heeft goedgekeurd.
In je Register van de verwerkingsactiviteiten (art. 30 AVG) kun je per persoonsgegeven de bewaartermijn vermelden. Het handhaven daarvan, dat is nog wel een dingetje: de AVG houd je voortaan dagelijks bezig. Maar dat is toch geen bezwaar?
mr P.G.A. van der Sanden
docent Kjenning
Dit artikel werd tevens gepubliceerd in de e-mail nieuwsbrief Huurrecht@ctueel
Datum: 25-05-2018